Een collega schuift werk op jou af
Een collega vraagt steeds of jij iets kunt afmaken. Soms help je graag, maar inmiddels blijven jouw taken liggen. Bespreek de taakverdeling voordat een tijdelijk verzoek ongemerkt een vaste verantwoordelijkheid wordt. Je hoeft niet eerst te bewijzen dat de ander lui is.
Redactie SPAALO · · Algemene gesprekshulp
Vraag wat precies moet worden overgenomen, benoem het effect op jouw eigen taken en spreek af wie verantwoordelijk blijft voor de afronding.
Drie concrete acties
Maak het verzoek kleiner en duidelijker
Vraag welk deel vastloopt, wat de deadline is en welke hulp al is geprobeerd. Misschien is uitleg voldoende en hoeft de taak helemaal niet over. Kijk naar de afgesproken taakverdeling voordat je uit gewoonte zegt dat je het wel afmaakt.
Kies bewust wat je aanbiedt
Zeg bijvoorbeeld dat je tien minuten kunt meedenken of één onderdeel kunt controleren. Als volledige overname nodig is, bespreek dan welke eigen taak daarvoor moet wijken en wie die keuze mag maken. Laat werk niet stilzwijgend verschuiven omdat jij toevallig bereikbaar bent.
Bevestig wie eigenaar blijft
Spreek uit wie de taak uitvoert, wie de voortgang meldt en wie het eindresultaat controleert. Bij een terugkerend patroon bespreek je samen de verdeling met de coördinator. Neem enkele concrete voorbeelden mee, zodat het gesprek over werk en capaciteit gaat.
Dit kun je zeggen
Gebruik woorden die bij je passen en vervang de details door wat er bij jou speelt.
Ik kan met je meekijken waar je vastloopt. De taak afmaken blijft vandaag bij jou.
Als ik dit overneem, schuift mijn rapportage op. Laten we eerst afstemmen welke taak voorrang krijgt.
De afgelopen drie overdrachten heb ik de afronding gedaan. Ik wil afspreken hoe jij die voortaan zelf kunt afronden.
Wat verandert er door jouw omstandigheden?
Er is echt een spoedgeval
Help binnen wat verantwoord mogelijk is, maar benoem de tijdelijke oplossing. Spreek af wanneer de normale taakverdeling terugkomt en hoe jouw eigen werk wordt opgevangen.
De collega mist kennis
Bied uitleg of een voorbeeld aan als dat bij jouw rol past. Maak een leerafspraak, zodat dezelfde vraag niet telkens automatisch tot overname leidt.
Jij bent de leidinggevende
Onderzoek eerst of planning, opleiding en middelen passend zijn. Verdeel het werk expliciet en bespreek verantwoordelijkheid rechtstreeks in plaats van collega’s het onderling te laten uitvechten.
Als het gesprek nog niet verder komt
Verwijs bij een nieuw verzoek rustig naar de afspraak. Blijkt de totale hoeveelheid werk te groot, leg de capaciteitsvraag bij degene die prioriteiten bepaalt. Houd bij wat je feitelijk overneemt en welk werk daardoor blijft liggen, zonder een dossier van persoonlijke irritaties op te bouwen.
Vermijd deze valkuil
Neem niet eerst alles over om later boos te worden. Noem je collega ook niet ongemotiveerd wanneer je niet weet waarom de taak vastloopt.
Maak het concreet voor jouw rol.
Welke taak komt steeds bij jou terecht en welke hulp kun je bieden zonder eigenaar te worden?
Beschrijf het in de SPAALO-app. Kies je rol en krijg praktische hulp bij wat je kunt doen en zeggen. Deel geen namen of vertrouwelijke gegevens.
Android en iPhone · In-app aankopen · Bekijk de mogelijkheden en voorwaarden in de app.